你在用 word 2007 編寫 長文檔 的時候最害怕遇到什么情況呢？

場景1：假設寫了一篇長 論文 ，里面的各種插圖超過了100張，并被標上了“圖1”、“圖2”之類的標號。但修改時發(fā)現(xiàn)，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖后，后面所有圖的標號都要順延了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些；如果是在文章開頭處插入，呵呵，有得忙了。

場景2：給某個出版社寫了篇書稿，在文章的正文中引用一些信息：“如果想了解有關xxx的詳細信息，請參考本文第x頁xxx節(jié)的相關內(nèi)容”，這時候你會怎樣做?手工創(chuàng)建索引?那以后如果頁數(shù)變化了，或者章節(jié)的 編號 名稱變化了，難道再挨個手工更新?

在此，筆者要介紹的 題注 功能就可以幫我們自動完成很多工作，尤其在編輯長篇文檔的時候特別實用。下面就以Word 2007為例為大家介紹一些題注的用法。

插入題注快速編號

通常編輯的Word 2007文檔中經(jīng)常需要插入 圖片 、 表格 或 公式 之類的對象。為了便于說明，往往還要在每張圖片、表格或公式下面顯示編號和簡短介紹。對此一般是在插入圖片或者表格之后，另起一行或插入 文本框 并手工輸入編號和描述。其實這項工作如果改用題注插入會更方便，你既可手動插入編號，也可讓Word 2007在插入對象時自動生成編號。

以對圖片添加編號來說吧。將圖片插入文檔并設置好 對齊 方式后，選中圖片，切換到“ 引用 ”選項卡，單擊“插入題注”，顯示“題注”窗口。默認的題注是“圖表1”，單擊“新建標簽”按鈕，輸入標簽名“附圖”，確定把題注變成“附圖1”�？梢皂槺阍陬}注中的“附圖1”后面加上一些簡單介紹。在此，你可以在“ 標簽 ”的下拉列表直接選擇其它題注，在“位置”下拉列表中選擇題注要出現(xiàn)在項目的上方或下方，也可以單擊“編號”按鈕設置編號格式。最后確定即可看到圖片的題注了。

為第二張圖編號就簡單了，同樣選中圖片單擊“插入題注”，在“題注”窗口中默認的就是“附圖2”，若不需添加介紹的話，直接確定即可。

利用題注加速編輯

一般手動插入的圖表編號，一旦在中間又插入新圖或刪除舊圖，那么后面所有圖片的編號都得重新改過。而使用題注插入編號則不存在這個麻煩。在文檔中增加新圖片時，只要先對插入圖片用題注進行編號。然后按“Ctrl+A”鍵全選再按F9刷新，后面所有圖片編號就會自動修正了。

假設在“附圖2”前面插入一張圖，此圖會被題注編號為“附圖2”，而刷新后原來的“附圖2”則會變?yōu)?ldquo;附圖3”，依此類推。刪除圖片時只要把下面的題注一起刪除，同樣可以通過F9刷新快速修正所有編號。

交叉引用快速修正

在一些長文檔中，經(jīng)常看到象“詳見本文X頁XXX內(nèi)容”這樣的題注。若手工輸入，由于后期文檔各部分所在的頁數(shù)、標題會因編輯 排版 而改變，到時逐一修正將是一項艱巨的任務。其實此類題注，只要使用題注的交叉引用即可輕松搞定重復修正的麻煩。
第一步：把輸入光標定位到要插入標注的位置。切換到“引用”選項卡，單擊“交叉引用”，在“交叉引用”窗口的“引用類型”下拉列表中選擇“標題”，下面“引用什么標題”中就會列出本文中的各級標題。

第二步：單擊選中引用的小標題(例：三、報表)，在“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇“ 頁碼 ”，單擊“插入”按鈕即可在輸入光標位置插入該標題所在的頁碼29。在“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇“標題文字”，再次單擊“插入”，插入標題名“三、 報表 ”。