窗外春光明媚，而小潔的心情卻燦爛不起來 。不久前她從產品檢驗崗位調任銷售助理，每天都要面對大量的公司文件、各分公司資料以及各種報表，散亂的文檔在電腦里堆成了一鍋粥，好幾次還因為不能及時找到領導需要的文件遭到批評，如何是好？
趕緊請教前輩去。人力資源部的張姐告訴她：請來一位“文檔管理專家”（下載地址：http://www2.skycn.com/soft/17971.html）幫忙，處理各種文檔就可以井井有條，大大提高工作效率。這款軟件能夠將文檔無限級分類管理，將各種各樣的文檔粘貼進來或者作為附件插入，當然自己下載的那些美妙動聽的音樂還有影片，也可一起添加進去。
分類合理好管理
將軟件下載安裝后，首要的問題就是創(chuàng)建管理分類，也就是設置保存不同文檔類型的目錄。在“文檔管理專家”中，可以無限級分類管理，比如書籍、技術文章、辦公文件、下載影片等目錄，然后在各自的目錄下建立明細目錄。創(chuàng)建主目錄時，執(zhí)行“文件→增加”菜單命令（圖1），即可在軟件主窗口的左側分類欄中新建一個主目錄，然后將其名稱修改自己需要的名稱即可，比如：辦公文件，在這個目錄下增加明細時，只要右擊這個目錄，從快捷菜單中選擇“增加子項”命令即可（圖2）。
小提示：
管理大量文件，分類時應該首先注意區(qū)分個人文檔和辦公文檔，這樣做不僅僅是方便查找，還可以避免無意中泄露自己的個人文檔。”
對文件進行分類保存和命名時，要按照自己的工作性質、常用文檔的類型來分。例如從事財務工作的員工，可以根據(jù)報表性質（現(xiàn)金流量表、月報表、損益表等）進行分類；而從事營銷策劃的員工，就可以將每一個case的所有文檔保存在一起。分類并沒有什么統(tǒng)一標準，關鍵是要自己覺得習慣。
比如按照內容可以把文檔分為合同夾、模板夾、員工資料夾、帳務表格夾等。如果某一類別的文檔數(shù)量很多，可以進行二次分類。例如月報表就可以每月設一個目錄，這樣每個目錄里面的文件數(shù)量就比較少了。不過如果將文檔分為三層或者更多層次的類別，就不太好了，否則不但沒有提高查找效率，反倒讓操作變得繁瑣。
文件添加分分鐘
“我想把大部分的文檔導入到文檔管理專家中，但是它能直接導入的文件格式只有TXT、RTF，而我大部分的文件為DOC、XLS、PPT等Offcie文件格式，怎么辦？”
“用插入OLE對象工具。”李姐回答。如在“各公司1季度銷售情況”目錄中新建銷售資料時，需要在文件中添加XLS格式表格，操作方法：執(zhí)行“插入→OLE對象”命令，在彈出的窗口中，選擇“由文件創(chuàng)建”選項（圖3），然后單擊“瀏覽”按鈕，選擇以前編輯的XLS格式表格，即可將其導入到文檔管理專家中（圖4）。
“如果我要將與這個銷售報表相關的幾個分公司的資料添加到目錄中，而又不想使得目錄顯得太凌亂呢？”“以添加附件的方式就可以�！�
將這些文檔導入到附件窗口，就如同發(fā)郵件時添加附件一樣。導入時，執(zhí)行“選項→附件窗”命令，在彈出的附件窗口中，單擊“添加”按鈕，就可以將任意的文件添導入到這個目錄中了（圖5）。
