接著將光標(biāo)定位到表1第二行“姓名”下面的單元格中，然后單擊“下一步：撰寫信函”按鈕，在“撰寫信函”列表中點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”按鈕，打開“插入合并域”對(duì)話框，如圖5所示。點(diǎn)擊選擇“數(shù)據(jù)庫域”單項(xiàng)按鈕，然后在下面的“域”列表中選中“姓名”，接著點(diǎn)擊“插入”按鈕（或者雙擊）將Excel2007表格中姓名字段插入Word2007表格中，這時(shí)表1第二行第一個(gè)單元格中將顯示“姓名”字樣，我們可以像普通文字一樣進(jìn)行字體、顏色、大小等的設(shè)置。最后，用同樣的方法為表1中其它單元格建立關(guān)聯(lián)。

圖5 “插入合并域”對(duì)話框

完成所有關(guān)聯(lián)

現(xiàn)在將表1中所有單元格建立好關(guān)聯(lián)后點(diǎn)擊“下一步：預(yù)覽信函”按鈕，表1第二行中的相關(guān)內(nèi)容變成Excel表格中的數(shù)值，預(yù)覽結(jié)果如表3所示。

表3 第一位學(xué)生預(yù)覽結(jié)果

如果想預(yù)覽其他學(xué)生的成績(jī)單，可以在“預(yù)覽”信函區(qū)域中點(diǎn)擊“<<”和“>>”按鈕在不同的學(xué)生之間切換。

預(yù)覽無誤后，點(diǎn)擊“下一步：完成合并”按鈕，完成郵件的合并操作。如果需要打印，鏈接好打印機(jī)后，點(diǎn)擊“合并”列表中的“打印”按鈕，彈出“合并到打印機(jī)”對(duì)話框，如圖6所示，選擇“全部”、“當(dāng)前紀(jì)錄”或“從某個(gè)紀(jì)錄到某個(gè)紀(jì)錄”中的一個(gè)選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行打印。

圖6 “合并到打印機(jī)”對(duì)話框

如果需要保存，點(diǎn)擊“合并”列表中的“編輯個(gè)人信函”按鈕，彈出“合并到新文檔”對(duì)話框，如圖7所示，點(diǎn)擊選擇“全部”、“當(dāng)前紀(jì)錄”或“從某個(gè)紀(jì)錄到某個(gè)紀(jì)錄”中的一個(gè)選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，則自動(dòng)新建并打開一個(gè)名為“字母1”的文件，在這個(gè)文件中每一個(gè)學(xué)生的成績(jī)單都將被單獨(dú)保存在一個(gè)頁面上，這時(shí)保存或者起個(gè)名字另存就可以了。

圖7 “合并到新文檔”對(duì)話框

使用Word2007中的“郵件合并”功能可以將Word2007和Excel2007關(guān)聯(lián)起來，就像數(shù)據(jù)庫中不同表格之間建立關(guān)聯(lián)一樣，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享交換。通過上面的例子我們不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生成績(jī)通知單就像一個(gè)模板，只要制作好了這個(gè)模板，再建立起與Excel2007的關(guān)聯(lián)，就可以批量地生成學(xué)生的成績(jī)通知單了。這樣既節(jié)省了時(shí)間又降低了輸入過程中出錯(cuò)的幾率。