圖4

　　3.給修訂文檔添加保護(hù)鎖

　　文件修改完畢后，王經(jīng)理準(zhǔn)備將它存放在張潔的共享文件夾中，但是擔(dān)心被別人惡意修改，怎么辦呢？還好Word2007充分考慮到這一點(diǎn)，在“審閱”工具面板中新增加了“保護(hù)文檔”功能。

　　為文檔設(shè)置保護(hù)密碼時(shí)，單擊“保護(hù)文檔”按鈕，在彈出的“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格中，從“編輯限制”下面的“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”列表中選中“未做任何更改（只讀）”選項(xiàng)（圖5）。然后單擊下面的“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，在彈出的對(duì)話框中輸入保護(hù)密碼，這樣王經(jīng)理就可以將密碼告訴張潔，而其他人在打開這個(gè)文件時(shí)，由于不知道密碼就只能夠?yàn)g覽文檔，而無法進(jìn)行修改。

　　圖5

　　小提示：當(dāng)需要編輯或者比較合并已經(jīng)添加強(qiáng)制保護(hù)密碼的文檔時(shí)，必須先打開文檔，然后單擊工具欄上“審閱”菜單中的“保護(hù)文檔”按鈕，然后單擊彈出任務(wù)窗格中的“停止保護(hù)”按鈕，在彈出的對(duì)話框中輸入密碼，從而取消對(duì)文檔的保護(hù)。

　　設(shè)置多種顯示方式 合并文檔

　　由于王經(jīng)理在文件“2007年第四季度營銷計(jì)劃書”進(jìn)行了很多修訂，內(nèi)容變化很大，因此張潔需要將這些修訂內(nèi)容與原文件進(jìn)行比較，同時(shí)將必要的修訂內(nèi)容合并到自己的原文檔中。

　　比較合并文檔時(shí)，張潔單擊“審閱”工具面板中的“比較”按鈕，然后選擇“合并多位作者的修訂”命令（圖6），在彈出的“合并文檔”對(duì)話框中，單擊“原文檔”右側(cè)的打開按鈕，選擇要比較的原文檔，如“××公司2007年第四季度營銷計(jì)劃書.doc”；單擊“修訂的文檔”右側(cè)的打開按鈕，選擇修訂后的文檔，如“××公司2007年度第四季度營銷計(jì)劃書（wangkai）.doc”，然后單擊“確定”按鈕。

　　圖6

　　小提示：如果需要對(duì)比較合并操作的項(xiàng)目做進(jìn)一步的精確設(shè)置，比如是否比較大小寫更改、文本框、域以及修訂的顯示位置等，可以從“合并文檔”對(duì)話框中的“比較設(shè)置”以及“顯示修訂”等選項(xiàng)中設(shè)置。如果沒有顯示這些選項(xiàng)，可以單擊這個(gè)對(duì)話框中的“更多”按鈕。

　　整個(gè)窗口被分為四個(gè)部分：右側(cè)是兩個(gè)子窗口，分別為顯示原文檔以及修訂后的文檔；中間為合并的文檔；左側(cè)則為審閱窗格。在比較各個(gè)文檔過程中，可以通過這兩個(gè)子窗口任意查看各個(gè)子文檔中的內(nèi)容，但是不可以進(jìn)行再編輯，而在合并后的文檔中可以進(jìn)行編輯（圖7）。

　　圖7

　　小提示：如果覺得這種顯示模式，窗口太擁擠，則可以不顯示原文檔以及修訂文檔或者僅僅顯示其中的一個(gè)子文檔。

　　合并文檔時(shí)，操作也很簡(jiǎn)單，張潔在“合并的文檔”窗口中，單擊進(jìn)行準(zhǔn)備接受修訂意見的某處位置，然后單擊“接受”按鈕，從其中選擇“接受修訂”命令即可。如果需要接受所有的修訂，選擇“接受對(duì)文檔的所有修訂”命令即可。

　　文檔合并完畢后，單擊“顯示以審閱”按鈕，從其中選擇“最終狀態(tài)”命令，以取消文檔中的各種修訂標(biāo)記，合并后文檔臨時(shí)名稱一般為“合并結(jié)果×”（×為合并文檔序號(hào)），如：合并結(jié)果4，最后單擊工具欄上的“保存”按鈕，將合并文件保存。