搞技術(shù)的也會(huì)經(jīng)常有很多文字工作要做，如寫產(chǎn)品文檔、寫文章、寫書。如果你經(jīng)常要寫很長的文檔或者圖書，例如頁數(shù)上百頁，里面有很多插圖、表格等內(nèi)容，那么本文就是為你準(zhǔn)備的。相信通過本文介紹的功能，你的工作效率可以得到很大的提高。當(dāng)然，如果你已經(jīng)在使用這些技巧了，那就忽略了吧。

寫長文檔的時(shí)候最害怕遇到什么？假設(shè)寫了一篇300頁的文檔，里面的各種插圖也超過100張了，在寫的時(shí)候，插圖已經(jīng)被標(biāo)上了“圖1”、“圖2”之類的標(biāo)號(hào)。但BOSS看過后告訴你，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖后，后面所有圖的標(biāo)號(hào)都要順延1了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些；但如果是在文章開頭處新插入，呵呵，有得忙了。

另一種情況，假設(shè)在寫一篇技術(shù)文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾為所有表格創(chuàng)建一個(gè)索引，這樣讀者根據(jù)索引可以用頁數(shù)定位到相應(yīng)的表格，你會(huì)怎么做？直接手工創(chuàng)建索引嗎？那如果文章后期還要編輯，頁碼發(fā)生了變動(dòng)，難道再挨個(gè)更新頁碼？

呵呵，word雖然讓文檔的處理工作簡(jiǎn)化了不少，但如果你對(duì)Word不夠熟，可能依然會(huì)帶來很多新的，重復(fù)性的，意義不大的工作。我以前就被這些問題困擾著，直到現(xiàn)在了解了Word的題注和交叉引用功能，呵呵，茅塞頓開。原來我以前都是在抱著金碗要飯呢。好的方法自然要給大家介紹一下了。這些技巧適合Word XP/2003/2007等幾乎所有較新的版本，只不過可能在細(xì)節(jié)上有所不同。下文會(huì)以Word 2007為例進(jìn)行介紹。

這時(shí)候最笨的方法就是在插入圖片或者表格之后，另起一行，然后設(shè)置和圖片或表格同樣的對(duì)齊方式，然后手工輸入所有信息。試試看這樣做吧：

對(duì)于圖片，將圖片插入文檔后，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖片，選擇“插入題注”，隨后可以看到下圖所示的界面。

圖1

首先，在“題注”一欄顯示的是插入后的題注的內(nèi)容。“標(biāo)簽”下拉菜單可以用于選擇題注的類型，例如如果插入的是圖片，可以選擇“圖表”，或者根據(jù)插入的內(nèi)容類型選擇“表格”，“公式”。如果覺得Word自帶的幾種標(biāo)簽類型不太貼切，單擊“新建標(biāo)簽”按鈕即可新建自己需要內(nèi)容的標(biāo)簽。隨后可以在“位置”下拉菜單選擇題注出現(xiàn)的位置，可選的位置是項(xiàng)目的上方或下方，可以根據(jù)世紀(jì)需要選擇。經(jīng)過上述簡(jiǎn)單的設(shè)置，單擊“確定”，Word就會(huì)自動(dòng)為我們創(chuàng)建好題注。

圖2

如果是表格需要插入題注，只需要選中整個(gè)表格，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊，會(huì)出現(xiàn)同樣的選項(xiàng)。

為什么要這樣做？這樣做比手工輸入還麻煩，有什么必要？其實(shí)就是上文提到的第一個(gè)例子。如果你創(chuàng)作的是短文檔，頁數(shù)不超過10頁，其中沒有插圖或者只有很少的插圖，確實(shí)沒必要這樣做。但如果有上百張插圖，如果日后需要在兩張圖片中增加圖片，那么只要所有圖標(biāo)都使用題注的方式進(jìn)行了標(biāo)識(shí)，那么新插入的圖片以及后面圖片的題注中的圖片編號(hào)都會(huì)被自動(dòng)更新。也就是說，如果在“圖10”前面插入了一張圖片，那么原來的“圖10”就會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤皥D11”，后面的圖片一樣會(huì)自動(dòng)更新。