每個(gè)辦公室都少不了上報(bào)一些報(bào)表什么的，故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標(biāo)。在一些表格的項(xiàng)目中一定會(huì)有非此即彼的輸入項(xiàng)，如果將這些項(xiàng)目設(shè)計(jì)成下拉列表就會(huì)大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來(lái)探討一下這方面的技巧。
一、在word中設(shè)置“下拉型窗體域”，實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式
在這里我們還是舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)明我們的設(shè)計(jì)思路吧！比如，要上報(bào)一份“2003年計(jì)算中心上機(jī)情況統(tǒng)計(jì)表”，在這個(gè)表格中如職稱(chēng)、上機(jī)課程等幾項(xiàng)是要反復(fù)重復(fù)輸入的，那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點(diǎn)單元格，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，在列表中選擇要輸入的項(xiàng)就可以了。如圖1所示為此表的一部分。
圖1 2003年計(jì)算機(jī)中心上機(jī)情況匯總表
要實(shí)現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進(jìn)行如下設(shè)置。
第一步：設(shè)計(jì)表格
先打開(kāi)一個(gè)Word文檔，在其中根據(jù)需要先設(shè)計(jì)好表格�？梢韵葘⒁恍┎荒苡孟吕斎氲膯卧裣刃休斎�。
第二步：插入下拉型窗體域
下拉型窗體域是比較常用的窗體域類(lèi)型。這種類(lèi)型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場(chǎng)合。我們?cè)O(shè)計(jì)的這個(gè)表格，在“職稱(chēng)、上機(jī)課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶(hù)在填寫(xiě)表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定，不必進(jìn)行輸入，省去了重復(fù)輸入的麻煩。
具體方法：將鼠標(biāo)移到指定位置，比如上機(jī)課程下面的單元格，點(diǎn)“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點(diǎn)“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。
圖2窗體工具欄
窗體域插入后，單元格中會(huì)顯示出一個(gè)帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶(hù)該域的具體位置，并不會(huì)被打印出來(lái)。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。在“下拉項(xiàng)”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項(xiàng)。添加的步驟是：首先在“下拉項(xiàng)”項(xiàng)目中輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng)，并單擊“添加”按鈕(或按回車(chē)鍵)，然后依次輸入其余列表項(xiàng)。所有列表項(xiàng)添加完畢后，可以通過(guò)向上↑、向下↓這2個(gè)“移動(dòng)”按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。選中“啟用下拉列表”項(xiàng)，點(diǎn)“確定”按鈕即可，如圖3所示。
圖3設(shè)計(jì)下拉項(xiàng)
這樣一個(gè)單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了，下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來(lái)完成。依次類(lèi)推，完成其他項(xiàng)的域插入工作。
第三步：保護(hù)窗體
下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護(hù)窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無(wú)法進(jìn)行修改。此時(shí)用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉三角圖標(biāo)，點(diǎn)擊該圖標(biāo)會(huì)彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點(diǎn)“保護(hù)窗體”按鈕即可解除鎖定。
二、在Excel中設(shè)置“有效性”，實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式
還是上面列舉的那個(gè)例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個(gè)方法才行。
圖4設(shè)計(jì)表格大體輪廓
先在Excel工作表中設(shè)計(jì)好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容；選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。
再點(diǎn)“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來(lái)源”欄中輸入序列來(lái)源的單元格絕對(duì)地址或點(diǎn)“來(lái)源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。
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