無論是哪一個Access版本，當同名的.rtf文件已經(jīng)存在，會彈出是否替換已有文件的對話框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標文件的名稱�，F(xiàn)在，在word編輯窗口，就已經(jīng)是由Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換而成的表格了。這時，你可以對這個表格的字體、邊框、底紋等進一步進行設(shè)置，然后在Word中打印輸出就萬事大吉了。

　　三、注意事項

　　當你使用“導出向?qū)?rdquo;導出對象時，Access會在一個Word RTF格式文件(*.rtf)中創(chuàng)建該對象數(shù)據(jù)的副本。對于表、查詢和窗體，可見字段和記錄在Word文檔中會顯示為表格。“導出向?qū)?rdquo;始終會導出帶格式的數(shù)據(jù)。這就意味著只有在對象或視圖中能看到的字段和記錄會連同顯示格式設(shè)置一起導出。因篩選器設(shè)置而隱藏的列和記錄不會被導出。對于報表，報表布局也會在導出時被保留，以試圖使Word文檔與報表盡可能相似。

　　Access數(shù)據(jù)庫發(fā)布或?qū)С鰹閃ord表格前，請檢查源數(shù)據(jù)，確保其中不包含錯誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯誤值。在將數(shù)據(jù)導出到Word之前，一定要先解決錯誤問題，否則，你會發(fā)現(xiàn)這樣的值被替換為Null值。

　　如果目標Word文檔存在并且是打開的，請在繼續(xù)操作之前先關(guān)閉它。不能向現(xiàn)有的Word文檔追加數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫中，如果你只想導出表、查詢或窗體的一部分，請打開該對象，然后只選擇需要的記錄。

　　當你從Access導出到Word文檔時，數(shù)據(jù)始終會導出到一個新Word文檔中。如果你希望數(shù)據(jù)插入到一個現(xiàn)有的Word文檔中，則必須將該數(shù)據(jù)從Access導出到一個新Word文檔，然后將數(shù)據(jù)從這個新 Word 文檔復制并粘貼到現(xiàn)有的文檔中�；蛘�，你也可以從Access表、查詢、窗體或報表中直接復制行，然后將它們粘貼到現(xiàn)有的文檔中。