Access數(shù)據(jù)庫處理功能十分強(qiáng)大，但在打印設(shè)置功能上卻不及word，所以我們可以請(qǐng)出Word來美化設(shè)置和打印Access數(shù)據(jù)表格。首先，在Access打開源數(shù)據(jù)庫，做完排序等數(shù)據(jù)處理后，在“導(dǎo)航”窗格中，選擇包含待導(dǎo)出數(shù)據(jù)的對(duì)象。接下來根據(jù)所用Access版本不同，介紹后續(xù)不同操作。

　　一、Access2003表格

　　在“工具”菜單中，指向“office鏈接”→“用Microsoft Office Word發(fā)布”(如圖1)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一個(gè)Word RTF格式的文件，并自動(dòng)打開這個(gè)文件的Word編輯窗口�！　�

　　二、Access2007表格

　　單擊“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“導(dǎo)出”組中，單擊“Word”(如圖2)。只有在數(shù)據(jù)庫打開時(shí)，才能使用“導(dǎo)出”命令。

　　在“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;中，指定目標(biāo)文件的名稱;如果你想在導(dǎo)出操作完成之后查看Word文檔，請(qǐng)選中“完成導(dǎo)出操作后打開目標(biāo)文件”復(fù)選框;如果在開始導(dǎo)出操作之前選擇了要導(dǎo)出的記錄，可以選中“僅導(dǎo)出所選記錄”復(fù)選框(如圖3)。不過，如果想導(dǎo)出視圖中的所有記錄，請(qǐng)保持該復(fù)選框處于清空狀態(tài)。如果沒有選擇記錄，此復(fù)選框會(huì)顯示為不可用狀態(tài)。設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕。

　　無論是哪一個(gè)Access版本，當(dāng)同名的.rtf文件已經(jīng)存在，會(huì)彈出是否替換已有文件的對(duì)話框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標(biāo)文件的名稱�，F(xiàn)在，在word編輯窗口，就已經(jīng)是由Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換而成的表格了。這時(shí)，你可以對(duì)這個(gè)表格的字體、邊框、底紋等進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置，然后在Word中打印輸出就萬事大吉了。

　　三、注意事項(xiàng)

　　當(dāng)你使用“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;導(dǎo)出對(duì)象時(shí)，Access會(huì)在一個(gè)Word RTF格式文件(*.rtf)中創(chuàng)建該對(duì)象數(shù)據(jù)的副本。對(duì)于表、查詢和窗體，可見字段和記錄在Word文檔中會(huì)顯示為表格。“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;始終會(huì)導(dǎo)出帶格式的數(shù)據(jù)。這就意味著只有在對(duì)象或視圖中能看到的字段和記錄會(huì)連同顯示格式設(shè)置一起導(dǎo)出。因篩選器設(shè)置而隱藏的列和記錄不會(huì)被導(dǎo)出。對(duì)于報(bào)表，報(bào)表布局也會(huì)在導(dǎo)出時(shí)被保留，以試圖使Word文檔與報(bào)表盡可能相似。

　　Access數(shù)據(jù)庫發(fā)布或?qū)С鰹閃ord表格前，請(qǐng)檢查源數(shù)據(jù)，確保其中不包含錯(cuò)誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯(cuò)誤值。在將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Word之前，一定要先解決錯(cuò)誤問題，否則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的值被替換為Null值。

　　如果目標(biāo)Word文檔存在并且是打開的，請(qǐng)?jiān)诶^續(xù)操作之前先關(guān)閉它。不能向現(xiàn)有的Word文檔追加數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫中，如果你只想導(dǎo)出表、查詢或窗體的一部分，請(qǐng)打開該對(duì)象，然后只選擇需要的記錄。

　　當(dāng)你從Access導(dǎo)出到Word文檔時(shí)，數(shù)據(jù)始終會(huì)導(dǎo)出到一個(gè)新Word文檔中。如果你希望數(shù)據(jù)插入到一個(gè)現(xiàn)有的Word文檔中，則必須將該數(shù)據(jù)從Access導(dǎo)出到一個(gè)新Word文檔，然后將數(shù)據(jù)從這個(gè)新 Word 文檔復(fù)制并粘貼到現(xiàn)有的文檔中�；蛘�，你也可以從Access表、查詢、窗體或報(bào)表中直接復(fù)制行，然后將它們粘貼到現(xiàn)有的文檔中。