★有用信息批量聚攏來

word2007“郵件合并” 可以快捷地創(chuàng)建一組用于郵寄的文檔，其中有的信息相同，而有的信息（如郵政編碼、地址、姓名等）又可以各有不同，它支持將Excel或者Access等數(shù)據(jù)庫中的一組信息導(dǎo)入，自動(dòng)批量生成一組文檔。

★郵件合并，能做的還有很多

實(shí)際上，如果你想批量制作帶有通信地址的信封也沒問題，可以使用“郵件合并”中的“信封”功能（見圖1）。“郵件合并”還有哪些用武之地呢？可以群發(fā)E-mail、批量打印稿件錄用通知書、工資條、成績單、名片、工作證和準(zhǔn)考證等，但凡是能導(dǎo)入數(shù)據(jù)的工作，它都能輕松搞定，趕緊試試吧！

圖1 Word2007“郵件合并”中的“信封”功能

★郵件合并，輕松幾步搞定

第一步 準(zhǔn)備好需要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel文件。

第二步 點(diǎn)擊 Word2007 的“主選項(xiàng)卡→郵件→開始郵件合并→郵件合并分步向?qū)?rdquo;，Word2007將自動(dòng)開啟一個(gè)向?qū)Р僮鱾?cè)邊欄（見圖2）；

圖2 向?qū)Р僮鱾?cè)邊欄

第三步 在向?qū)е悬c(diǎn)擊“標(biāo)簽→下一步：正在啟動(dòng)文檔→使用當(dāng)前文檔→標(biāo)簽選項(xiàng)”，在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框中點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”按鈕進(jìn)行設(shè)置（見圖3），這樣設(shè)置可以在一張A4紙上打印14份郵寄地址信息。設(shè)置好后，在空白的標(biāo)簽中輸入那些固定不變的內(nèi)容并排好版（類似于銀行郵寄的信用卡對(duì)賬單）。

圖3 “新建標(biāo)簽”按鈕

第四步 繼續(xù)在向?qū)е悬c(diǎn)擊“下一步：選取收件人→使用現(xiàn)有列表→瀏覽”，選擇一個(gè)保存有通訊地址的Excel文件，在“選擇表格”對(duì)話框中按需要進(jìn)行選擇，點(diǎn)擊“確定”進(jìn)入“郵件合并收件人”對(duì)話框（見圖4），不需要特別設(shè)置時(shí)點(diǎn)擊“確定”即可完成數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作。

圖4 “郵件合并收件人”對(duì)話框

第五步 在向?qū)е悬c(diǎn)擊“下一步：選取標(biāo)簽”，將光標(biāo)定位到需要自動(dòng)插入郵政編碼的位置，點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”，在“輸入合并域”對(duì)話框中選中“郵政編碼”數(shù)據(jù)列，點(diǎn)擊“插入”，這時(shí)在文檔中插入了一個(gè)帶有書名號(hào)的字符串，這種字符串稱為“域”。類似以上操作，插入“地址”和“姓名”數(shù)據(jù)列，之后可以復(fù)制第一個(gè)插入的固定內(nèi)容和自動(dòng)導(dǎo)入內(nèi)容的區(qū)域，粘貼到頁面上的其他位置。

第六步 點(diǎn)擊向?qū)У?ldquo;下一步：預(yù)覽標(biāo)簽”，這時(shí)剛才帶有書名號(hào)的字符串（域）已經(jīng)顯示為Excel表格中的第一條信息了，這表示數(shù)據(jù)已經(jīng)成功與Word文檔實(shí)現(xiàn)了合并，點(diǎn)擊向?qū)?ldquo;下一步：完成合并→打印”即可完成操作開始批量打印了。