由于工作原因，筆者經(jīng)常需要使用到如圖1格式的發(fā)文稿紙，從圖中可以看出它類似于word的方格稿紙。但是由于后者為一頁式整體，無法分割其中的某些方格或部分段落，也不能僅僅設置其中部分為無色，因此也就無法制作出含有眉首區(qū)、說明區(qū)、標題區(qū)等內(nèi)容的標準發(fā)文稿紙。

圖1 發(fā)文稿紙

　　先前筆者一位同事曾經(jīng)另辟蹊徑，嘗試用“插入表格”的方法設計出類似的發(fā)文稿紙，具體步驟如下：

　　第一步：首先輸入首行的“XX縣XXX局發(fā)文稿紙”字樣，并設置好字體、字號大小及顏色；

　　第二步：運行Word 2007，切換到“插入”選項卡，在“文本框”的下拉列表中選擇“繪制文本框”，根據(jù)實際比例在文檔中勾勒文本框(用來設計稿紙上半部分的眉首區(qū))；再根據(jù)“簽發(fā)人”、“會稿單位”、“核稿人”、“擬稿單位和擬稿人”、“附件”、“機密程度”各個文本框實際大小繪制并填寫其中內(nèi)容，再調整文字的字體、字號大小及顏色；

　　第三步：依葫蘆畫瓢，分別繪制說明區(qū)、標題區(qū)的文本框并完成相應文字內(nèi)容的輸入；

　　第四步：切換到“插入”選項卡，在“表格”的下拉列表中選擇“插入表格”，在出現(xiàn)的對話框中設置插入一個2行20列的表格，選中第一行，按Ctrl+D調出字體對話框，將文字大小設置為四號字，并取消“如果定義了文檔網(wǎng)格，則與網(wǎng)格對齊”的勾選狀態(tài)(圖2)，接著調整單元格大小，使每個單元格看起來都呈大小一致的正方形，并使之與文本框的邊線重合；

圖2 設置字符距離

　　第五步：將第二行所有單元格合并為一個單元格，在該單元格上右擊選擇“表格屬性”，在出現(xiàn)的對話框中切換到“行”選項卡，勾選“指定高度”并指定單元格的高度為第一行的二分之一至三分之一尺寸，并選擇“行高值是固定值”；

　　第六步：全選并復制整個表格，將光標置于表格下一行，反復粘貼，直至生成一張連續(xù)的方格稿紙。

　　上述發(fā)文稿紙用打印機打印出來后，雖然看上去與正式的發(fā)文稿紙并無太大差別，但是它存在很大一個缺點，就是它的方格部分由于是通過繪制表格完成的，所以每個單元格實際上是分割的，要想在每個單元格中輸入文字，就必須“一個蘿卜一個坑”地打，無法直接在單元格(正文部分)中復制或剪切整個段落或部分文字，因此它無法適應現(xiàn)代化復制(粘貼)的辦公要求^_^。

　　筆者冥思苦想許久，也沒有找到更好的解決辦法。不過，幸好有一位高手的指點，終于用Word 2007解決了這道難題。下面介紹一下具體步驟：

　　第一步：運行Word 2007，切換“頁面布局”選項卡，點擊“稿紙設置”，彈出“稿紙設置”對話框，選擇“方格式稿紙”格式，“行數(shù)X列數(shù)”選擇“20 X 20”格式，并將“網(wǎng)格顏色”設置為灰色，并勾選“按中文習慣控制首尾字符”(如果不選中該項，標點符號有可能會出現(xiàn)在行首，不符合行文要求)，取消“允許標點溢出邊界”選項的對勾，選擇紙張幅面為16開或A4型，頁腳選擇“行數(shù)x列數(shù)=格數(shù)”，“對齊方式”選擇“右”，其余按照默認設置“確認”后生成方格稿紙(圖3)；