因?yàn)槲覀円呀?jīng)進(jìn)入無(wú)紙辦公的時(shí)代，有時(shí)你簡(jiǎn)直不可能去打印一份文件的副本并由郵遞員傳遞郵件到相關(guān)的人員。通常，這不是一件很麻煩的事情�？墒侨绻悴坏貌话l(fā)送復(fù)本給許多不同的人，那就有區(qū)別了，因?yàn)槟阋欢ú幌胧謱?xiě)所有收信人的地址。這時(shí)，從word打印文件自動(dòng)匹配Outlook聯(lián)系人就顯得十分有幫助了。
第一步：創(chuàng)建一個(gè)聯(lián)系人文件夾并使其按照電子郵件地址顯示
1.在Outlook選項(xiàng)中選擇“聯(lián)系人”。
2.定位聯(lián)系人文件夾的目錄。（如果你需要?jiǎng)?chuàng)建一各專(zhuān)門(mén)的子文件夾，在主要聯(lián)系人文件夾上點(diǎn)右鍵并選擇新建文件夾命令.)
3.在相應(yīng)的文件夾上點(diǎn)右鍵并選擇屬性。
4.接下來(lái)，在文件夾的屬性頁(yè)中選擇“Outlook通訊錄”選項(xiàng)卡。
5.選擇'以電子郵件地址的方式顯示文件夾'復(fù)選框。
6.點(diǎn)擊OK。
第二步：進(jìn)行實(shí)際的郵件合并
1.打開(kāi)Microsoft Word并選擇工具- >信件和郵件- >郵件合并。
2. word的工作窗格將出現(xiàn)并問(wèn)你接下來(lái)要處理什么類(lèi)型的文件。在這種情況下，因?yàn)槟阋幚碛∷⑵罚x擇信件選項(xiàng)并按下一步。
3.下面會(huì)提示你選擇啟動(dòng)文檔。你有許多項(xiàng)可以選擇，你可以在使用當(dāng)前文件，一個(gè)已經(jīng)存在的文件或者一個(gè)模板。為了演示目的，選擇當(dāng)前文件選項(xiàng)并按下一步。
4.此時(shí)該選擇信件要發(fā)送到的那些你所創(chuàng)建收件人了。選擇'從Outlook聯(lián)系人中選出'選項(xiàng)。
5.在這里不要按下一步。而是應(yīng)該選擇聯(lián)系人文件夾選項(xiàng)。
6.你將在你的Outlook視圖中看到一列聯(lián)系人文件夾,（如果你使用多重的視圖，有可能要選擇視圖）。作出你的選擇并點(diǎn)擊OK。
7.在你選擇的文件夾內(nèi)，你將看到所有聯(lián)系人的一覽表。接下來(lái)選擇期望聯(lián)系人并單擊OK。此時(shí)，你可以撰寫(xiě)你的郵件了。Word允許你插入你的聯(lián)系人列表中的各種內(nèi)容到信件，只需通過(guò)在工作窗格中點(diǎn)擊相應(yīng)的對(duì)象。默認(rèn)地，你可以插入地址塊、問(wèn)候語(yǔ)、電子郵費(fèi)或者郵費(fèi)條形碼。
可是我總是覺(jué)得使用更多內(nèi)容選項(xiàng)會(huì)更簡(jiǎn)便。這個(gè)選項(xiàng)允許你選擇個(gè)別區(qū)域，比如名、姓、城市、狀況、郵遞區(qū)號(hào)等等。比起僅僅插入一個(gè)地址字塊或者問(wèn)候語(yǔ)，它給你帶來(lái)更多的對(duì)信件的控制。
8.當(dāng)你做完以上所有步驟，點(diǎn)擊下一步預(yù)覽你的信件。
9.如果一切無(wú)誤，再次點(diǎn)擊下一步完成合并。
10.最后，單擊"打印"來(lái)打印你已經(jīng)創(chuàng)建好的信件。
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