那么，有什么辦法既可以減少枯燥無(wú)味的重復(fù)性工作，又能顯現(xiàn)高超的文件編輯水平使得工作效率提高呢？最近筆者在使用永中office時(shí)，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)叫“郵件合并”的好東東，這個(gè)功能就能輕松滿足廣大用戶的這種需要。從名字上看郵件合并，好像發(fā)郵件才用得著，其實(shí)不然，它的主要作用在于文件合并，就是先建立一個(gè)包含所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)包含變化信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后使用這個(gè)功能在主文檔中插入變化的信息，形成一個(gè)合并的新文件。合成后的文件你可以保存，也可以打印，當(dāng)然也可以以郵件形式發(fā)出去，這就要看個(gè)人的使用需求了�？戳松厦娴慕榻B，是不是覺(jué)得很神奇？想不想趕緊來(lái)體驗(yàn)這一神奇的功能呢？接下來(lái)我們就以打印學(xué)生家長(zhǎng)會(huì)通知單為例，看看這個(gè)功能的妙用吧！
一、建立數(shù)據(jù)庫(kù)
正如上面介紹的，使用“郵件合并”功能打印學(xué)生家長(zhǎng)會(huì)通知單，要先有一個(gè)變化的數(shù)據(jù)庫(kù)，顯然這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就是各位尊敬的家長(zhǎng)列表嘍！所以，我們應(yīng)該把這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)。
打開(kāi)永中Office，在電子表格的工作表中輸入每個(gè)學(xué)生家長(zhǎng)的情況并保存下來(lái)(注意不要省略表格中的標(biāo)題行，以免郵件合并時(shí)找不到合并域名)，完成后的工作表如圖1。
二、建立主文檔
在剛才打開(kāi)的永中office的文字處理中建立一個(gè)主文檔，就是給所有家長(zhǎng)的一份通知文件。只要我們?cè)诿糠萃ㄖ獑涡枰顚?xiě)每位家長(zhǎng)名字的地方留出空格就可以了(如圖2)。
三、郵件合并
現(xiàn)在，打印家長(zhǎng)會(huì)通知單的文件資料準(zhǔn)備好后，我們就可以見(jiàn)識(shí)到永中Office“郵件合并”功能的廬山真面目了。
1.在剛建立的主文檔中，選擇菜單欄的“工具→信件和郵件→郵件合并”，則出現(xiàn)“郵件合并”對(duì)話框。
2.單擊“折疊”圖標(biāo)，找到剛才建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇單元格數(shù)據(jù)區(qū)域(包括標(biāo)題行)，然后再單擊“擴(kuò)展”圖標(biāo)，回到“郵件合并”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕即可。此時(shí)郵件合并工具欄便顯示在菜單工具欄的下面(如圖3)�！ �
3.將光標(biāo)置于要插入相應(yīng)項(xiàng)目的位置，單擊“插入合并域”下拉菜單(下拉菜單中的相應(yīng)選項(xiàng)與電子表格中的標(biāo)題行是一一對(duì)應(yīng)的)，然后單擊下拉菜單中的相應(yīng)選項(xiàng)，直至操作完畢�！ �
4.最后單擊郵件合并工具欄中的“合并至新文檔”按鈕，你會(huì)收到意想不到的效果--每位學(xué)生家長(zhǎng)通知單都成了一個(gè)新文檔，不再需要我們進(jìn)行任何的加工處理，很方便高效吧，怎么樣，還不快點(diǎn)試試？ 相關(guān)閱讀